Quanto tempo guardar o prontuário?

• O prazo conta do último registro, não da primeira consulta: a paciente que volta depois de três anos recomeça a contagem.
• A resolução do COFFITO já avisa que os cinco anos podem ser ampliados nos casos previstos em lei ou por decisão judicial (art. 6º, I).
• No atendimento domiciliar de fisioterapia, o prontuário fica guardado na casa da paciente (art. 6º, V).
• Para a nutricionista que atende em consultório próprio, a guarda é dela (Resolução CFN 594/2017, art. 3º, V).

A Lei nº 13.787/2018 trata da digitalização do prontuário e diz que, decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados podem ser eliminados (art. 6º). A mesma lei diz que isso vale para todos os prontuários de paciente, seja qual for a forma de guarda (art. 6º, § 5º).

Por isso, mesmo onde o conselho fala em cinco anos, guardar por 20 é o prazo que atende às duas regras. Na dúvida, confirme com o seu conselho regional.

Não encontramos, nas fontes oficiais, um prazo de guarda fixado por conselho para massoterapeuta ou acupunturista.

Sem regra própria, o que pesa é por quanto tempo um cliente pode reclamar de um atendimento. No Código de Defesa do Consumidor, são cinco anos a partir de quando ele conhece o dano e quem o causou (art. 27), e a responsabilidade do profissional liberal depende de culpa (art. 14, § 4º) — que é exatamente o que a sua ficha ajuda a mostrar. Como esse prazo só começa quando o dano é conhecido, guardar por mais tempo é a escolha prudente. Confirme com um advogado.

Menos do que parece. A digitalização precisa garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento, com certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão aceito em lei (Lei nº 13.787/2018, art. 2º). Feita assim, a cópia digital vale como o original (art. 5º).

Mas o papel só pode ser destruído depois da análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários (art. 3º) — algo que um consultório de uma pessoa só dificilmente tem. Para quem atende sozinha, a forma mais simples de não acumular papel é a ficha já nascer digital.

A LGPD manda eliminar os dados pessoais quando o tratamento acaba, mas autoriza guardá-los para cumprir obrigação legal ou regulatória (Lei nº 13.709/2018, art. 16, I). O prazo do seu conselho é essa obrigação: guardar o prontuário durante ele não fere a LGPD.

A Nioli guarda a ficha e a evolução de cada paciente no cadastro dela; ela não é um prontuário completo de clínica.