Como controlar um pacote de sessões de fisioterapia.

• Sessão avulsa: o cliente paga por aquele atendimento, sem saldo de um conjunto de sessões.
• Pacote: existe um número definido de sessões para usar dentro das condições combinadas.
• Mensalidade: o pagamento se refere a um período que se repete; deixe claro a frequência e o que está incluído em cada ciclo.

Um pacote pago em parcelas continua tendo um saldo de sessões e um controle financeiro. São duas perguntas diferentes: quantas sessões ainda podem ser usadas e quanto do valor combinado já foi pago?

Antes de receber o pagamento, envie as condições por escrito e confirme que o cliente entendeu. O Código de Defesa do Consumidor prevê informação clara sobre características, quantidade, preço e prazo de validade do serviço. Para evitar desencontro, registre também:

• quais atendimentos estão incluídos e quantas sessões foram contratadas;
• o preço total, as parcelas e as datas de pagamento;
• até quando o pacote pode ser usado, se houver prazo;
• como funcionam remarcações, cancelamentos e faltas;
• como você vai avisar que o saldo está perto do fim e conversar sobre renovação.

Não deixe a regra de falta para ser decidida depois que ela acontecer. Explique a política antes da venda e aplique-a com consistência. A resposta jurídica para uma situação específica pode depender do que foi contratado e do caso concreto.

Sessões restantes não são a mesma coisa que parcelas em aberto. Uma pessoa pode ter pago o pacote inteiro e ainda ter sessões para usar; outra pode estar usando um pacote parcelado e ainda ter valores a vencer. Registre cada informação no lugar certo e confira o pagamento antes de emitir recibos ou fazer seu fechamento do mês. Para entender qual recibo vale para o imposto de renda da fisioterapeuta pessoa física, leia também o guia sobre Receita Saúde.

Também deixe claro para você o que o saldo representa. Ele pode indicar sessões disponíveis para novos agendamentos, ou sessões ainda não realizadas. Quando há horários futuros reservados, essas contagens não são iguais.

Imagine um pacote de 10 sessões. Se quatro horários já foram agendados usando esse pacote, seis sessões ficam disponíveis para novos agendamentos. Se um desses quatro atendimentos já aconteceu, o saldo continua em seis: aquela sessão foi descontada quando o horário entrou na agenda.

Por isso, não desconte a sessão uma segunda vez depois do atendimento. Se um horário for cancelado, confira o registro e o saldo do pacote. Para faltas e cancelamentos, siga a condição que você informou antes da venda.

Na Nioli, o cadastro de cada cliente mostra o total e as sessões restantes do pacote. Ao agendar um atendimento usando o pacote, a agenda desconta uma sessão e impede um novo agendamento quando não há saldo disponível. Assim, os horários futuros já entram na conta.

Quando o pacote está acabando, a Nioli prepara uma mensagem de renovação para você revisar e enviar. O cliente continua decidindo se quer seguir com outro pacote; a mensagem não renova nem cobra por conta própria.

Não espere a última sessão para descobrir se o cliente quer continuar. Escolha um momento que deixe tempo para vocês conversarem sobre agenda, frequência e o próximo período. Por exemplo, você pode combinar de conversar quando restarem duas sessões; esse número é uma escolha de organização, não uma regra para toda clínica.

Para definir o próximo pacote, reveja o plano de atendimento e a disponibilidade da sua agenda. Para chegar ao preço, veja também a tabela de honorários e a calculadora.

1. Confira os pacotes com saldo baixo e os próximos horários já agendados.
2. Veja se os pagamentos registrados correspondem ao que foi combinado.
3. Atualize cancelamentos e faltas conforme sua política, sem alterar o saldo de memória.
4. Converse sobre renovação antes de o cliente chegar ao último atendimento.

Cinco minutos de conferência evitam que a agenda, o controle de sessões e o dinheiro contem histórias diferentes.